Power BI is het meest gebruikte business intelligence-platform van Microsoft. Of je nu werkt met verkoopcijfers, projectvoortgang of financiele data: met Power BI maak je van verspreide getallen een overzichtelijk, klikbaar dashboard. In dit artikel doorloop je alle stappen, van de eerste gegevensimport tot het publiceren online.
Wat is Power BI? Desktop, Service en Mobile
Power BI bestaat uit drie onderdelen die je samen of afzonderlijk inzet:
- Power BI Desktop: de gratis Windows-applicatie waarmee je rapporten bouwt. Hier doe je het meeste werk: data inladen, transformeren en visualiseren.
- Power BI Service: de online omgeving op app.powerbi.com. Hier publiceer je rapporten, maak je dashboards aan en deel je ze met collega's.
- Power BI Mobile: de app voor iOS en Android waarmee je dashboards onderweg bekijkt en bijhoudt.
Voor het bouwen van een dashboard begin je altijd in Power BI Desktop. Zodra het rapport klaar is, publiceer je het naar de Service, waarna collega's het ook op hun telefoon kunnen bekijken via Mobile.
Stap 1: Gegevens importeren
Open Power BI Desktop en klik op Gegevens ophalen. Power BI ondersteunt honderden databronnen. De meest gebruikte zijn:
- Excel-bestanden en CSV-bestanden
- SQL Server, MySQL en andere databases
- SharePoint-lijsten en OneDrive-bestanden
- Webpaginas en REST-APIs
- Azure-diensten en Dynamics 365
Kies je databron, volg de verbindingsstappen en klik op Laden om de data direct in te laden. Wil je de data eerst opschonen? Klik dan op Gegevens transformeren om Power Query te openen.
Stap 2: Data opschonen in Power Query
Power Query is de ingebouwde editor voor datavoorbereiding. Elke stap die je uitvoert, wordt vastgelegd in het paneel Toegepaste stappen rechts in het scherm, zodat je alles kunt terugdraaien of aanpassen. Veelgebruikte transformaties zijn:
- Kolommen verwijderen: selecteer een kolom en klik op Verwijderen om overbodige velden te wissen.
- Rijen filteren: verwijder lege rijen of waarden die je niet nodig hebt.
- Eerste rij als koptekst: gebruik deze optie als de kolomnamen in de eerste datarij staan.
- Datatypes instellen: zorg dat datumkolommen als Datum zijn ingesteld en nummers als Geheel getal of Decimaal getal.
- Kolommen samenvoegen of splitsen: combineer voor- en achternaam in een kolom, of splits een adreskolom in straat en huisnummer.
Klik op Sluiten en toepassen als je klaar bent. Power BI laadt de getransformeerde data in het datamodel.
Stap 3: Je eerste visual toevoegen
Terug in het rapportscherm zie je links drie weergaven: Rapport, Tabel en Model. Klik op Rapport om te beginnen met bouwen. Aan de rechterkant vind je twee panelen: Visualisaties en Gegevens. Zo maak je je eerste visual:
- Klik op een visualisatietype in het Visualisaties-paneel, bijvoorbeeld een gegroepeerd staafdiagram.
- Er verschijnt een leeg visual op het canvas.
- Sleep een veld uit het Gegevens-paneel naar het juiste vak, zoals As voor de categorie en Waarden voor de meting.
- Pas de grootte aan door de randen van het visual te slepen.
De meest nuttige visualisaties
Power BI biedt tientallen visualisaties, maar voor de meeste dashboards zijn deze vijf het meest effectief:
- Kaart (Card): toont een getal groot en centraal. Ideaal voor KPI's zoals totale omzet of het aantal actieve klanten.
- Staafdiagram: vergelijkt waarden per categorie, zoals omzet per productgroep of per vestiging.
- Lijndiagram: toont trends over tijd. Perfect voor maandelijkse verkoopcijfers of websitebezoeken.
- Tabel: geeft gedetailleerde data in rijen en kolommen. Nuttig voor overzichten op detailniveau.
- Slicer: een interactief filter zichtbaar op het canvas, zodat gebruikers zelf kunnen filteren zonder technische kennis.
Stap 4: Filters en slicers toevoegen
Een goed dashboard is interactief. Voeg een Slicer toe door in het Visualisaties-paneel op het slicer-pictogram te klikken en daarna een veld te slepen naar het vak Veld. Veelgebruikte slicer-velden zijn:
- Datum of periode (jaar, kwartaal, maand)
- Afdeling of team
- Productcategorie of regio
Naast slicers gebruik je ook het Filters-paneel rechts in het scherm. Het verschil: een slicer staat zichtbaar op het canvas, terwijl een filter verborgen kan blijven voor eindgebruikers. Combineer beide voor maximale flexibiliteit.
Tabelrelaties instellen in de modelweergave
Werk je met meerdere tabellen, dan is de Modelweergave essentieel. Klik op het diagram-pictogram links in Power BI Desktop. Je ziet alle geladen tabellen als blokken. Sleep een veld van de ene tabel naar het bijbehorende veld in een andere tabel om een relatie te leggen.
Let op de symbolen bij de relatielijnen: 1 staat voor een op een en * staat voor veel. Een een-op-veel-relatie is de meest voorkomende: een klant kan meerdere bestellingen hebben. Correcte relaties zorgen ervoor dat slicers en filters doorwerken over alle tabellen heen.
Stap 5: Opmaak verfijnen
Een professioneel ogend dashboard wekt meer vertrouwen. Klik op een visual en open het tabblad Opmaak in het Visualisaties-paneel. Aandachtspunten:
- Kleuren aanpassen: gebruik de huiskleuren van je organisatie voor een consistente uitstraling.
- Titels toevoegen: geef elke visual een duidelijke, beschrijvende titel zodat de boodschap meteen helder is.
- Witruimte benutten: laat genoeg ruimte tussen visuals zodat het dashboard overzichtelijk blijft.
- Gegevenslabels aanzetten: voeg waarden toe aan staven of lijnen voor directe leesbaarheid.
Stap 6: Publiceren naar Power BI Service
Is je dashboard klaar? Klik op Publiceren in het lint bovenaan. Log in met je Microsoft-account en kies de werkruimte waar je het rapport wilt plaatsen. Na het publiceren open je app.powerbi.com. Vanuit de Service kun je:
- Visuals vastpinnen aan een dashboard via het punaise-pictogram.
- Het rapport of dashboard delen met collega's via de knop Delen.
- Een automatische gegevensvernieuwing instellen, zodat je dashboard altijd actuele cijfers toont.
Verdiep je kennis met een Power BI-training
Met de stappen in dit artikel heb je een solide basis om zelf aan de slag te gaan in Power BI. Wil je verder gaan en leren hoe je geavanceerde DAX-formules schrijft, complexe datamodellen bouwt of je dashboards professioneel opmaakt voor hele teams? Bij Compu Act Opleidingen volg je een praktijkgerichte Power BI-training onder begeleiding van een ervaren trainer. Je werkt aan realistische voorbeelden en past de kennis de volgende dag al toe op de werkvloer.
Bekijk ons Power BI-cursusaanbod en kies de training die aansluit bij jouw niveau en doelen.