Wat zijn regels in Outlook en waarom gebruik je ze?
Krijg jij dagelijks tientallen e-mails in je inbox? Dan ken je het probleem: je ziet door de bomen het bos niet meer. Vergaderingen, nieuwsbrieven, cc-berichten en urgente mails van je leidinggevende staan allemaal door elkaar. Dat kost je elke dag onnodig veel tijd en energie.
Met regels in Outlook zet je automatisch orde op zaken. Een regel is een instructie die Outlook uitvoert zodra een e-mail binnenkomt (of wordt verstuurd). Je bepaalt zelf wanneer een regel geldt en wat er dan moet gebeuren. Denk aan: verplaats e-mails van dit adres naar die map, of markeer berichten met dit onderwerp als belangrijk.
Het resultaat? Een inbox die zichzelf sorteert. Jij hoeft er niets meer aan te doen.
Stap voor stap: een eenvoudige Outlook-regel aanmaken
We beginnen met een praktisch voorbeeld: alle e-mails van een bepaalde afzender worden automatisch naar een aparte map verplaatst. Handig voor nieuwsbrieven, updates van een leverancier of interne mailings.
- Open Outlook en ga naar het tabblad Start.
- Klik op Regels en kies daarna Regels en meldingen beheren.
- Klik op Nieuwe regel. De wizard Regelassistent opent zich.
- Kies onder Begin met een lege regel voor Berichten die ik ontvang toepassen en klik op Volgende.
- Vink de conditie aan: Van persoon of openbare groep. Klik in de beschrijving onderaan op het blauwe woord "persoon of openbare groep" en voer het e-mailadres in.
- Klik op Volgende. Vink nu de actie aan: verplaats het naar map. Klik op "map" en kies een bestaande map of maak een nieuwe aan.
- Klik op Volgende, sla uitzonderingen over (of voeg ze toe als je dat wilt) en klik nogmaals op Volgende.
- Geef de regel een duidelijke naam, vink Deze regel nu inschakelen aan en klik op Voltooien.
Klaar. Vanaf nu verplaatst Outlook alle inkomende e-mails van dat adres automatisch naar de gekozen map.
Handige voorbeelden van Outlook-regels
E-mails van je leidinggevende markeren als belangrijk
Stel een regel in waarbij e-mails van het adres van je leidinggevende automatisch worden gemarkeerd met de categorie "Belangrijk" of worden gemarkeerd met een vlag. Zo vallen ze direct op tussen de rest van je inbox.
- Conditie: Van [adres leidinggevende]
- Actie: Markeer als Belangrijk of categoriseer het bericht
Nieuwsbrieven naar een aparte map sturen
Nieuwsbrieven zijn nuttig, maar ze horen niet in je hoofdinbox thuis. Maak een map aan, bijvoorbeeld "Nieuwsbrieven", en stuur alle mails met het woord "nieuwsbrief" of "uitschrijven" in het onderwerp automatisch daarheen.
- Conditie: Onderwerp bevat "uitschrijven" of "nieuwsbrief"
- Actie: Verplaats naar map "Nieuwsbrieven"
CC-mails automatisch archiveren
E-mails waarbij je alleen in de cc staat, zijn vaak ter informatie. Je hoeft er zelden direct actie op te ondernemen. Stuur ze automatisch naar een map "CC" of "Ter info" en bewaar ze daar als naslagwerk.
- Conditie: Mijn naam staat in het vak CC
- Actie: Verplaats naar map "CC" en markeer als gelezen
Regels beheren: volgorde, uitschakelen en verwijderen
Naarmate je meer regels aanmaakt, wordt het beheer steeds belangrijker. Outlook verwerkt regels van boven naar beneden. De volgorde bepaalt wat er met een e-mail gebeurt als meerdere regels van toepassing zijn.
Ga naar Regels en meldingen beheren (via het tabblad Start onder Regels) om:
- De volgorde te wijzigen: selecteer een regel en gebruik de pijltjestoetsen Omhoog en Omlaag.
- Een regel tijdelijk uit te schakelen: verwijder het vinkje naast de regel zonder hem te verwijderen.
- Een regel definitief te verwijderen: selecteer de regel en klik op Verwijderen.
Tip: voeg aan het einde van een regel de optie "Stoppen met het verwerken van meer regels" toe. Zo voorkom je dat Outlook één e-mail door meerdere conflicterende regels haalt.
Verschil tussen client-regels en server-regels
Server-regels worden uitgevoerd op de mailserver (Microsoft Exchange of Microsoft 365). Ze werken altijd, ook als Outlook niet open staat op je computer. Dit zijn de betrouwbaarste regels voor dagelijks gebruik.
Client-regels draaien alleen op jouw computer en alleen als Outlook actief is. Let hier op als je thuis of op een ander apparaat werkt, want client-regels worden dan niet uitgevoerd.
Wil je regels die altijd en overal werken? Kies dan acties die door de server worden ondersteund, zoals verplaatsen naar een map of markeren als gelezen.
Extra tips: automatisch verwijderen, doorsturen en beantwoorden
- Automatisch verwijderen: stel een regel in om bepaalde recurrente meldingen direct te verwijderen zodra ze binnenkomen. Gebruik dit alleen als je zeker weet dat je deze e-mails nooit nodig hebt.
- Automatisch doorsturen: stuur e-mails van een bepaalde afzender of met een bepaald onderwerp automatisch door naar een collega of een tweede e-mailadres. Handig als je langere tijd afwezig bent of verantwoordelijkheden deelt.
- Automatisch beantwoorden: je kunt een sjabloon koppelen aan een regel zodat Outlook een vast antwoord stuurt. Dit werkt goed voor veelgestelde vragen of bevestigingen. Let op: dit verschilt van de standaard Buiten-kantoor-assistent.
Combineer deze opties verstandig. Te veel automatische acties kunnen verwarrend worden, zowel voor jou als voor de afzenders.
Wil je Outlook echt onder de knie krijgen?
Regels instellen is slechts een van de vele mogelijkheden die Outlook te bieden heeft. Als je structureel slimmer wilt werken met je e-mail, agenda en taken, dan is een gerichte training de snelste manier om dat te bereiken.
Bij Compu Act Opleidingen kun je kiezen uit twee praktische cursussen:
- Outlook: Alles in een: een complete training van basis tot gevorderd. Je leert alles over e-mailbeheer, agenda, contacten, taken en automatisering, inclusief het instellen van regels.
- Outlook en time management: speciaal voor mensen die hun werkdag beter willen plannen. Je combineert Outlook-vaardigheden met bewezen time-managementtechnieken.
Kleine investering, groot rendement. Je bespaart na de training elke week uren die je nu kwijt bent aan een rommelige inbox.