Een Excel bestand als PDF opslaan is een van de meest gevraagde handelingen in Microsoft Excel. Of je nu een rapport deelt met een klant, een offerte verstuurt of gewoon wil voorkomen dat iemand je formules aanpast: een PDF is de veiligste keuze.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je Excel naar PDF omzet, welke methode het beste bij jouw situatie past en hoe je veelvoorkomende problemen oplost.
Wanneer sla je een Excel bestand op als PDF?
- Je deelt het bestand met iemand die Excel niet heeft. Een PDF opent op vrijwel elk apparaat zonder extra software.
- Je wil je opmaak beschermen. Tabellen, kleuren en uitlijning blijven in een PDF altijd precies zoals jij ze hebt ingesteld.
- Je wil voorkomen dat gegevens worden gewijzigd. Een PDF is niet eenvoudig te bewerken.
- Je bereidt een rapport of presentatie voor. Een PDF ziet er professioneler uit dan een losse spreadsheet.
Excel biedt drie manieren om een PDF te maken van je werkblad. We bespreken ze alle drie.
Methode 1: Opslaan als PDF via Bestand > Opslaan als
Dit is de snelste en meest bekende manier om een Excel bestand als PDF op te slaan.
- Open je Excel bestand.
- Klik op Bestand in de menubalk.
- Kies Opslaan als.
- Selecteer de map waar je het bestand wil opslaan.
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast "Bestandstype" en kies PDF (*.pdf).
- Klik op Opslaan.
Voordat je opslaat, zie je rechtsonder de knop Opties. Hier geef je aan of je het actieve werkblad, een selectie of de hele werkmap wil exporteren. Handig als je niet alles wilt meesturen.
Methode 2: Exporteren naar PDF via Bestand > Exporteren
De exportfunctie geeft je iets meer controle over het eindresultaat.
- Klik op Bestand in de menubalk.
- Kies Exporteren.
- Klik op PDF/XPS-document maken.
- Klik vervolgens op de knop PDF/XPS maken.
- Kies de opslaglocatie en klik op Publiceren.
Via de knop Opties in dit venster stel je in welke pagina's of werkbladen je wil exporteren. Je kiest ook of de PDF is geoptimaliseerd voor afdrukken of voor online weergave. Voor documenten die je via e-mail deelt is "Minimumgrootte (online publiceren)" een goede keuze.
Methode 3: Afdrukken naar PDF
Vrijwel elk besturingssysteem heeft tegenwoordig een ingebouwde PDF-printer. In Windows is dat Microsoft Print to PDF, op Mac gebruik je de ingebouwde exportfunctie vanuit het afdrukvenster.
- Druk op Ctrl + P (of Cmd + P op Mac) om het afdrukvenster te openen.
- Kies bij Printer de optie Microsoft Print to PDF (Windows) of klik linksonder op PDF (Mac).
- Controleer de afdrukvoorbeeldweergave en pas zo nodig de instellingen aan.
- Klik op Afdrukken en kies een opslaglocatie.
Deze methode is met name handig als je precies wil zien hoe de pagina's eruit komen te zien voordat je exporteert.
Afdrukinstellingen instellen voor een nette PDF
Een van de meest voorkomende frustraties bij het maken van een PDF van Excel is dat de opmaak er niet netjes uitziet. Kolommen worden afgesneden, tabellen staan verspreid over meerdere pagina's, of de inhoud is te klein om te lezen. Met de juiste instellingen los je dat op.
Afdrukgebied instellen
Selecteer de cellen die je wil exporteren en kies in het tabblad Pagina-indeling de optie Afdrukgebied > Afdrukgebied instellen. Zo exporteer je alleen de relevante data en geen lege kolommen of rijen.
Afdrukstand en paginagrootte
Ga naar het tabblad Pagina-indeling en kies bij Afdrukstand voor Staand of Liggend, afhankelijk van hoeveel kolommen je hebt. Voor brede tabellen werkt Liggend meestal beter. Controleer ook de paginagrootte, standaard is dat A4.
Aanpassen aan pagina
Onder Pagina-indeling > Aanpassen aan stel je in dat je werkblad op een bepaald aantal pagina's past. Kies bijvoorbeeld "1 pagina breed en 1 pagina hoog" om alles op één A4 te krijgen. Let op: bij grote datasets kan de tekst dan erg klein worden.
Meerdere werkbladen als één PDF exporteren
- Selecteer alle werkbladen die je wil exporteren. Klik op het eerste tabblad onderaan, houd Shift ingedrukt en klik op het laatste tabblad.
- Kies daarna Bestand > Opslaan als of Bestand > Exporteren.
- Selecteer PDF als bestandstype en klik op Opslaan of Publiceren.
Alle geselecteerde werkbladen worden samengevoegd in één PDF, in de volgorde zoals ze in Excel staan.
Problemen en oplossingen
Kolommen worden afgesneden
Dit gebeurt als je tabel breder is dan de pagina. Oplossingen: stel de afdrukstand in op Liggend, verklein de kolombreedte of het lettertype, of gebruik "Aanpassen aan" in Pagina-indeling om alles op de pagina te laten passen.
Lege pagina's in de PDF
Excel exporteert soms lege pagina's als je werkblad verborgen opmaak of spaties bevat buiten het gebruikte bereik. Stel een afdrukgebied in om dit te voorkomen. Controleer ook of er per ongeluk opmaak staat in cellen buiten je tabel.
Formules zijn zichtbaar in de PDF
Sta je per ongeluk in de weergave "Formules weergeven"? Druk op Ctrl + ` (het accent-grave teken) om terug te schakelen naar de normale weergave voordat je exporteert.
Verder leren met Excel?
Een PDF maken van je Excel bestand is slechts een klein onderdeel van wat Excel allemaal kan. Bij Compu Act Opleidingen bieden we praktische Excel trainingen aan voor elk niveau:
- Excel Basis: ideaal als je de basisvaardigheden wil leren of opfrissen. Je werkt met cellen, formules, tabellen en opmaak in een kleine groep onder begeleiding van een ervaren trainer.
- Excel Gevorderd: voor wie verder wil gaan met VERT.ZOEKEN, draaitabellen, grafieken en slimme automatisering.
Onze trainingen zijn kleinschalig, praktijkgericht en direct toepasbaar op jouw eigen werk.