Wat is Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot is de AI-assistent die diep is geintegreerd in Microsoft 365. Je vindt hem in bekende apps zoals Word, Excel, Outlook en Teams. Copilot maakt gebruik van grote taalmodellen om je te helpen bij het schrijven van teksten, het analyseren van data en het automatiseren van herhalende taken. Het gaat niet om een losstaande chatbot: Copilot werkt direct binnen de documenten en bestanden die je al dagelijks gebruikt.
Wat heb je nodig?
Niet iedereen heeft automatisch toegang tot Microsoft Copilot. Je hebt twee dingen nodig voordat je kunt beginnen:
- Een Microsoft 365-licentie met Copilot: Dit is een aparte add-on bovenop je bestaande M365-abonnement. De licentie heet Microsoft 365 Copilot en brengt extra kosten met zich mee per gebruiker per maand.
- OneDrive of SharePoint als opslaglocatie: Copilot haalt context op uit jouw bestanden en e-mails. Daarvoor moeten je documenten zijn opgeslagen in OneDrive of SharePoint. Lokaal opgeslagen bestanden zijn niet toegankelijk voor de AI.
Heb je beide zaken op orde? Dan verschijnt het Copilot-icoontje vanzelf in de toolbar van Word en Excel.
Copilot in Word: schrijven en samenvatten
In Word zet je Copilot op twee manieren in: voor het opstellen van nieuwe documenten en voor het samenvatten van bestaande teksten.
Documenten opstellen
Begin je een nieuw document? Klik op het Copilot-veld bovenaan de pagina en beschrijf wat je wilt schrijven. Copilot genereert een eerste versie op basis van jouw opdracht. Handige voorbeeldprompts:
- Schrijf een introductie voor een projectvoorstel over de implementatie van nieuwe rapportagesoftware, gericht op het management.
- Maak een agenda voor een vergadering van 60 minuten over de kwartaalresultaten, inclusief tijdsindicaties.
- Schrijf een professionele begeleidende e-mail bij een offerte voor een nieuwe klant in de logistieke sector.
Bestaande documenten samenvatten
Open je een lang rapport of een uitgebreid contract? Copilot vat het samen zonder dat je alles woord voor woord hoeft te lezen. Je kunt ook gerichte vragen stellen aan het document zelf. Probeer deze prompts:
- Vat dit document samen in vijf bulletpoints.
- Wat zijn de belangrijkste aanbevelingen in dit rapport?
- Welke deadlines en verplichtingen worden genoemd in dit contract?
Copilot in Excel: data begrijpen en formules schrijven
In Excel is Copilot bijzonder krachtig voor iedereen die werkt met grote datasets of complexe berekeningen. Je hoeft geen Excel-expert te zijn om snel inzichten te krijgen uit je cijfers.
Data-inzichten ophalen
Laad een dataset in en vraag Copilot om patronen, trends of uitschieters te identificeren. Copilot maakt automatisch grafieken of draaitabellen op basis van jouw vraag. Effectieve voorbeeldprompts:
- Welke productcategorie heeft de hoogste omzet in het derde kwartaal?
- Maak een staafgrafiek van de maandelijkse verkoopcijfers over het afgelopen jaar.
- Welke rijen bevatten ontbrekende waarden in kolom C?
Formules laten schrijven en data transformeren
Formules schrijven is voor velen een drempel. Met Copilot beschrijf je in gewone taal wat je wil berekenen, en de AI schrijft de formule voor je. Nuttige voorbeeldprompts:
- Schrijf een formule die de gemiddelde verkoopwaarde berekent, exclusief waarden boven de 10.000.
- Splits de volledige naam in kolom A op in een voornaam- en achternaamkolom.
- Voeg een kolom toe die aangeeft of een levering op tijd was, op basis van de geplande en werkelijke leverdatum.
Tips voor betere prompts
De kwaliteit van Copilots output hangt sterk af van hoe je jouw opdracht formuleert. Met deze vier tips haal je meer uit de AI-assistent:
- Wees specifiek: Vage opdrachten leveren vage resultaten. Beschrijf precies wat je wilt, inclusief het onderwerp, de doelgroep en de gewenste toon.
- Geef context: Vertel Copilot wie je bent en voor wie je schrijft. Bijvoorbeeld: ik ben een HR-medewerker en schrijf dit voor nieuwe medewerkers die nog geen ervaring hebben met het systeem.
- Geef het gewenste formaat aan: Wil je een lijst, een tabel, een alinea of een e-mail? Zeg het erbij. Dat spaart tijd bij het aanpassen achteraf.
- Itereer en stuur bij: Copilot werkt het beste als je doorvraagt. Niet tevreden met de eerste versie? Stuur bij met vervolgprompts zoals: maak de toon informeler, of: voeg een concreet voorbeeld toe.
Wat Copilot (nog) niet goed kan
Copilot is krachtig, maar kent ook beperkingen. Het is belangrijk om te weten wat je wel en niet van de AI kunt verwachten:
- Feitelijke nauwkeurigheid: Copilot kan fouten maken of verouderde informatie geven. Controleer de inhoud altijd zelf, zeker bij juridische, financiele of medische onderwerpen.
- Domeinspecifieke kennis: Copilot kent jouw branche niet vanzelf. Zonder goede context produceert hij generieke teksten die je nog aanzienlijk moet aanpassen.
- Strategisch en creatief denken: Voor diepgaande analyses of originele concepten blijft menselijke expertise onmisbaar. Gebruik Copilot als startpunt, niet als eindpunt.
- Privacy-gevoelige data: Wees voorzichtig met het invoeren van vertrouwelijke klantgegevens of persoonsgegevens. Controleer altijd het privacybeleid van jouw organisatie voordat je gevoelige informatie invoert.
Klaar om Copilot echt onder de knie te krijgen?
Wil je Microsoft Copilot goed leren gebruiken en productief worden met AI in je dagelijkse werkzaamheden? Compu Act biedt praktische trainingen aan over Microsoft 365 Copilot, speciaal ontwikkeld voor werkende professionals. Je leert direct toepasbare technieken aan de hand van concrete werkvoorbeelden uit de praktijk. Bekijk ons trainingsaanbod en zet vandaag nog de eerste stap.